عمليات البحث

كيفية الحفظ في إدارة المستندات


اليوم الذي تتساءل فيه كم أ وثيقة سوف تكتشف كم يمكنك حفظ وكن أكثر خضرة في هذا المجال. نحن لا نتحدث عن طوابع الإيرادات أو الضرائب بشكل عام ، فهذه مسألة شائكة أخرى ، ولكن تكلفة الإنتاج و إدارة من أي وثيقة (الفواتير ، الفواتير ، مذكرات التسليم ...) من وقت إنشائها (نقوم بذلك في Word أو Pdf لإبقائها بسيطة) إلى وقت تقديمها في مكان ما ، غالبًا في شكل ورقي لأن القانون يريد ذلك.

حسنًا ، أنتج و إدارة مستند من البداية إلى النهاية يكلف الكثير ، أكثر مما يتصور وغالبًا أكثر من القيمة الحقيقية المرتبطة به وثيقة نفسه. إنها تكلفة تؤثر على الشركات ، وعلى الإدارة العامة ، والتي تقع حتماً على الأفراد أو العملاء أو المستخدمين. كما أنها تكلفة بيئية لأنها إنتاج متهور وسيئ إدارة ال مستندات هم مصدر للتلوث واستهلاك المواد الخام.

في شركة ، فإن إدارة العمليات الوثائقية، هذا هو وثيقة الحكم، هي واحدة من المجالات ذات الإمكانات الأكبر من حيث توفير الطاقة والكفاءة والاستدامة البيئية. يمكن تحقيق وفورات في الطاقة من خلال ترشيد أسطول الطابعات أو استبدالها بأجهزة أقل استهلاكًا للطاقة ؛ الكفاءة مع اعتماد العمليات والأدوات التي تبسط إدارة الوثائق (على سبيل المثال يقللون من عدد المطبوعات) ؛ الاستدامة البيئية ، واجب الشركات بشكل متزايد ، مع اعتماد سياسات الشركات الخضراء.

إذا فكرنا في الأمر ، ندرك أن هذه أشياء نعرفها جميعًا ، فالمشكلة هي أن الشركات (ولكننا نتحدث أيضًا عن الإدارة العامة) تجد صعوبة في وضع أهداف خضراء وتحليل الآثار البيئية المترتبة على ذلك. وثيقة الحكم، بما في ذلك استهلاك الطاقة وإعادة التدوير. بشكل عام ، حتى العمليات الأكثر إستراتيجية لا تتم مراقبتها ونعتمد على حساسية الأفراد: "الطباعة على الوجهين" هي نصيحة الأكثر حكمة ولكنها وحدها ليست كافية.

تم تضمين هذه الاعتبارات على سبيل المثال في "مؤشر حوكمة الوثائق ريكو 2012، الدراسة التي يخصصها ريكو كل عام لموضوع إدارة الوثائق مع إيلاء اهتمام خاص لمسألة الاستدامة البيئية. وفقًا لريكو ، الذي ليس توجهه الأخضر جديدًا ، فإن الفجوات من حيث وثيقة الحكم غالبًا لا تسمح لك باغتنام الفرص من أحد إدارة الوثائق اقتصادية وصديقة للبيئة.

للشركات التي ترغب في خفض التكاليف والأثر البيئي لـ إدارة الوثائق، أطلق ريكو برنامج برنامج تحسين الاستدامة، وهو مسار تم تطويره لجعل إدارة المستندات مستدامة عن طريق تقليل التأثير البيئي وتكاليف هذه العمليات. النتائج التي تحصل عليها الشركات محددة ومصدقة. يتم إصدار شهادة للعملاء تقارن وضع البداية مع الحالة التي تلي تنفيذ المشروع وتشهد بالحد من الأثر البيئي.



فيديو: حفظ مستند - شرح مايكروسوفت وورد (شهر نوفمبر 2021).